Organizzazione Eventi per la Pubblica Amministrazione

FAQ per Comuni, Amministratori e Assessorati

Se sei atterrato su questa pagina, è perché devi organizzare un evento, una rassegna o uno spettacolo per il tuo Comune (o per il tuo Assessorato) e ti trovi di fronte al classico bivio: a chi affidarlo senza rischiare ritardi, costi nascosti o problemi di vario tipo?

Lo so bene. Nella Pubblica Amministrazione non c’è spazio per l’improvvisazione. Hai preventivi che sembrano identici ma nascondono voci diverse, referenze difficili da verificare, normative da rispettare al millimetro e il terrore di dover rendere conto a dirigenti, revisori o controllo di gestione se qualcosa stona e e ciliegina sulla torta, il tempo per chiudere la pratica è sempre troppo poco.

Niente panico. Questa FAQ non è un manuale teorico. L’ho scritta (e strutturata) proprio per farti risparmiare ore di confronti, mail avanti e indietro e verifiche incerte. Troverai solo risposte operative, concrete e pronte all’uso, pensate per chi lavora ogni giorno negli uffici Cultura, Turismo, Commercio, negli uffici Eventi o in segreteria dirigente.

Qui scoprirai tutte le domande fondamentali da fare al tuo fornitore prima di qualsiasi affidamento

Il tuo prossimo evento non deve essere un’incognita. Deve partire con le idee chiare. Iniziamo.

1. Siete un fornitore adatto a lavorare con la Pubblica Amministrazione?

Sì, e lo facciamo per scelta strutturale da oltre 30 anni, non per improvvisazione. I nostri processi, la documentazione e i flussi di lavoro sono già ottimizzati per gli enti pubblici: rispettiamo tempi di rendicontazione, tracciabilità delle spese e standard di qualità richiesti dalla PA.

2. Siete presenti su MEPA e sulle maggiori piattaforme per gli acquisti della PA?

Sì. Operiamo regolarmente su MEPA e sulle piattaforme regionali (Sintel, Sater, Start, Traspare, ecc.) e ci adattiamo alle procedure dell’ente: trattative dirette, affidamenti sotto soglia, RDO, sempre nel rispetto del Codice degli Appalti.

3. Fornite la documentazione necessaria per l’affidamento?

Sì. Ti inviamo tutto il pacchetto richiesto (DURC, visura, certificazioni, polizze, dichiarazioni sostitutive, moduli specifici) già pronto e conforme. Se hai un format tuo, lo compiliamo e lo restituiamo rapidamente.

4. In quanto tempo restituite i documenti?

Generalmente entro 48 ore dalla richiesta. Se c’è urgenza (scadenze, bandi in chiusura, ecc.), attiviamo un canale prioritario per consegnare tutto in tempo utile.

5. Siete assicurati?

Sì. Disponiamo di una polizza RCT/RCO attiva e valida, con massimali come da normativa europea vigente. Te la trasmettiamo su richiesta, pronta da allegare alla pratica.

6. Potete supportare i nostri uffici tecnici e amministrativi?

Assolutamente sì. Ci interfacciamo direttamente con i tuoi referenti (ufficio tecnico, segreteria, ragioneria, sicurezza) per snellire gli adempimenti, chiarire dubbi tecnici e evitare colli di bottiglia nella pratica.

7. Vi occupate dei permessi?

Collaboriamo attivamente: forniamo tutta la documentazione tecnica, planimetrie e relazioni necessarie. L’iter autorizzativo vero e proprio (SUE, SUAP, Polizia Locale, ASL, SIAE) resta di competenza dell’ente, ma ti affianchiamo passo per passo per non lasciare nulla al caso.

8. Possiamo richiedere una scheda tecnica e una descrizione sintetica del servizio?

Sì. Ti consegniamo una scheda tecnica chiara, pronta per la determina a contrarre con descrizione delle attività, figure professionali impiegate e tempi di esecuzione.

9. Che tipo di esperienza avete con enti pubblici?

Lavoriamo stabilmente con tutte le Pubbliche Amministrazioni. Sappiamo come muoverci tra budget definiti, vincoli di spazio, protocolli di sicurezza e pubbliche relazioni istituzionali. Zero improvvisazione, massima tracciabilità.

10. Riuscite a lavorare con tempistiche amministrative strette?

Sì. Siamo abituati a scadenze strette. Oggi il mondo si muove in fretta ed è necessario essere SMART in ogni senso e in ogni dove.

11. Quali sono i servizi che potete realizzare per la PA?

Spettacoli dal vivo, rassegne culturali, animazione per famiglie, laboratori educativi, allestimenti scenografici, eventi stagionali, inaugurazioni, piazze tematiche, feste patronali, iniziative diffuse e programmi per scuole e cittadinanza. Tutto conforme agli indirizzi dell’ente.

12. I vostri eventi sono “chiavi in mano”?

Sì. Di norma tutte le nostre proposte sono “chiavi in mano”. Possiamo gestire l’intero progetto (concept, logistica, artisti, sicurezza, allestimento, gestione day-of) oppure integrarci con la tua organizzazione o con altri fornitori già incaricati. Tu decidi il livello di affidamento, noi ci adattiamo.

13. Avete un catalogo di proposte/format già pronti?

Sì. Il nostro catalogo proposte è il nostro portale https://www.prestigeventi.com A questo link trovi tutto quello che facciamo con foto, video e descrizioni. Devi solo scegliere quello che ti piace, inviarci una mail e in pochissimo tempo avrai la quotazione calibrata sul tuo evento/città.

14. A quale target di pubblico fanno riferimento le vostre proposte artistiche?

Le nostre proposte possono essere calibrate in funzione del pubblico che si desidera attirare maggiormente. Abbiamo iniziative dedicate alle famiglie, ai giovani e ai meno giovani. Molte delle nostre iniziative sono prive di barriere linguistiche al fine di favorire e promuovere la convivenza dei cittadini italiani con cittadini di altre etnie. Ogni evento è calibrato sul pubblico previsto e sugli obiettivi culturali o turistici dell’ente.

15. Avete proposte per ricorrenze istituzionali e/o festività?

Sì. Natale, Capodanno, Carnevale, Pasqua, estate in piazza, rientro a scuola, Halloween, giornate della memoria, feste civili, anniversari e inaugurazioni. Creiamo programmi su misura per ogni ricorrenza, rispettando il tono istituzionale richiesto.

16. Proponete attività educative oltre all’intrattenimento?

Certo. Uniamo intrattenimento e valore aggiunto: laboratori didattici, storytelling, percorsi tematici, attività STEM/creative, format per scuole e famiglie. Tutto documentato e pronto per essere inserito in progetti culturali o PNRR.

17. Tra le vostre proposte avete spettacoli/eventi itineranti?

Sì. Molte delle nostre proposte artistiche e dei nostri spettacoli sono itineranti. Gli spettacoli itineranti rappresentano l’ultima frontiera per animare vie, piazze e centri cittadini. Questo consente di coinvolgere un po’ tutti, senza che lo spettacolo si concentri necessariamente su alcune zone più che su altre.

18. I vostri spettacoli e proposte artistiche sono per location indoor o outdoor?

La maggior parte delle nostre proposte possono essere realizzate sia all’esterno che all’interno nonché nei periodi estivi e invernali.

19. Avete procedure organizzative per montaggio e lo smontaggio delle attrezzature?

Sì. Definiamo in anticipo orari, percorsi, mezzi e tempistiche di allestimento/smontaggio per non limitare la viabilità, non disturbare i residenti e rispettare le finestre d’orario concesse dall’ente.

20. Quanto tempo serve per organizzare un evento?

Realizzare un evento, ovviamente, dipende dalla complessità. Per format standard, bastano 3-4 settimane a volte anche meno. Per progetti personalizzati o con permessi complessi, consigliamo 60-90 giorni. Se le scadenze sono strette, attiviamo una procedura accelerata (se fattibile e conforme).

21. Per ricevere un preventivo, di quali informazioni avete bisogno?

Per preparare un preventivo abbiamo bisogno di alcune informazioni essenziali: location, data, orari, target di pubblico di riferimento, budget indicativo, accessi logistici, eventuali vincoli tecnici o di sicurezza e obiettivi dell’iniziativa. Più dettagli riceviamo, più la proposta potrà essere precisa e su misura.

Nota Importante:
Spesso il budget disponibile non viene comunicato per timore che il fornitore possa approfittarsene. Questo può accadere con interlocutori poco trasparenti, ma non è il nostro approccio. Non chiediamo mai un budget definitivo: ci è sufficiente conoscere una forbice di budget.

Questo ci permette di definire il perimetro della proposta e di calibrare idee, format e soluzioni in modo realistico, coerente con le vostre aspettative, anche dal punto di vista economico. In altre parole, ci aiuta a costruire una proposta concreta, sostenibile e davvero utile per le vostre esigenze.

22. Effettuate sopralluoghi?

Sì, quando necessario. Valutiamo di persona spazi, criticità, punti di accesso e logistica per proporti una soluzione reale, non teorica. In casi semplici sono sufficienti foto, planimetrie e un briefing tecnico.

23. Come viene costruito il costo di un evento?

Il preventivo è trasparente, voce per voce: durata, numero di artisti/operatori, allestimento, logistica, sicurezza, personalizzazione e gestione tecnica. Niente costi occulti, niente “a consuntivo” e non concordato.

24. È possibile avere una proposta su misura per budget contenuti?

Sì. Progettiamo versioni “essenziali ma efficaci”, ottimizzando risorse senza compromettere qualità o sicurezza. Spesso basta semplificare l’allestimento o modulare i turni per rientrare nel budget.

25. Offrite più fasce di proposta?

Sì. Ti presentiamo solitamente 3 opzioni: base (funzionale e corretta), intermedia (più ricca di contenuti), premium (esperienza completa). Così puoi decidere in base al budget e agli obiettivi dell’ente.

26. Con quanto anticipo conviene contattarvi?

Prima possibile, soprattutto per periodi ad alta richiesta come ad esempio l’estate, il Natale e il Carnevale. Valutiamo anche richieste last-minute, ma la pianificazione anticipata ti garantisce più scelta e costi ottimizzati.

27. Operate solo in alcune regioni o su tutto il territorio italiano?

Copriamo l’intero territorio nazionale, con logistica organizzata per ridurre tempi e costi di trasferta.

28. È possibile inserire il logo o l’identità visiva dell’ente nel progetto?

Sì. Adattiamo locandine, backdrops, materiali digitali e comunicazione all’identità istituzionale del tuo Comune/Assessorato, nel rispetto delle linee guida di brand e delle regole di visibilità istituzionale.

Hai una scadenza da rispettare o un’idea già in bozza?

Scrivici con i dettagli base: Location + Data + Target + forbice di Budget.
Ti rispondiamo entro 24 ore con una proposta chiara, conforme e pronta per la tua valutazione Zero sorprese, tutto tracciabile, zero stress per il tuo ufficio.